E-mail. Een product ‘dat niemand leuk vindt, maar we kunnen niet ophouden het te gebruiken’, zegt auteur Nir Eyal in de Volkskrant. Zelf gebruiken we het medium natuurlijk ook iedere dag en kunnen er niet omheen: opdrachten komen binnen, afspraken worden gemaakt en af en toe valt er een complimentje op de digitale mat. Maar van dit handige hulpmiddel krijg je soms ook stress: een volle mailbox, veel ongelezen berichten en rode vlaggen. Met deze handige tips krijg je weer rust in je hoofd en controle over je e-mail!
Minder productief, meer stress
Uit Canadees onderzoek blijkt dat die enorme berg met mails leidt tot verlaging van je productiviteit en verhoging van de stresslevels. Gemiddeld sturen we met onze studio 100 mails per dag en plannen we hierdoor een hele hoop opdrachten per dag in. Iedere dag zijn we dus een flinke tijd bezig met het beantwoorden van mails. Uit onderzoek blijkt dat een derde van deze gevallen niet urgent of belangrijk is. Waarom doen we er dan zo moeilijk over?
Hoe ontstaat die mailstress eigenlijk?
Om dat uit te zoeken, moeten we even terug naar onze oorsprong. Van oudsher proberen we ons leven op orde te krijgen en de controle te houden. Bij een overvolle mailbox is je brein er zich de hele tijd van bewust dat er nog iets moet gebeuren. Hij denkt dat er belangrijke informatie is die je niet gelijk ziet en dat je deadlines mist als je de mailbox niet bijhoudt: ‘Wat staat er in mijn inbox en moet ik er iets mee doen?’ Zorg dus voor controle over je e-mail.
Werkontwijkend gedrag
Als je tijd besteedt aan het wegwerken van je mails, hoef je vaak minder creatief of gefocust te zijn dan in je andere, ‘echte’ werk. Als je ze wegwerkt, zie je gelijk resultaat en kun je in je hoofd weer wat afstrepen. Maar dit makkelijke scoren is natuurlijk niet je core business. Geef je de juiste dingen wel aandacht?
Waarom vinden we die mails soms vervelend?
E-mail zorgt voor afleiding
Heel fijn als je werkontwijkend gedrag vertoont, maar meestal zit je midden in een andere klus wanneer een dringende e-mailmelding rechtsboven in je scherm verschijnt. Daarmee verleg je je aandacht van de task at hand naar de inhoud van de e-mail van iets totaal anders.
E-mail zorgt voor controleverlies
Omdat mails binnenkomen zonder dat je hier controle over hebt, heb je zelf niet in de hand welk werk je moet doen en wat iemand van je wil.
E-mail staat altijd aan
Wanneer je je werkmail op je telefoon hebt aanstaan, kan je onrust ervaren: als ik dit nu even doe, hoeft het morgen niet meer. Met als resultaat dat je ook ’s avonds in privésetting nog met je werk bezig bent. En wanneer het een vervelend mailtje is, word je ook nog eens van je nachtrust beroofd!
Wanneer je denkt dat anderen direct een antwoord van je verwachten, think again. Waarschijnlijk is diegene aan de andere kant op dezelfde manier bezig: zo, nu alvast gevraagd, zodat ik er morgen een antwoord op kan verwachten.
In Frankrijk wordt stress door e-mail super serieus genomen. E-mail na werktijd mag daar dan ook niet voorkomen, zodat werknemers los kunnen komen van hun werk.
Op naar de tips en krijg meer controle over je e-mail!
1. Houd je inbox opgeruimd
Zorg dat je de berichten in je inbox regelmatig bijhoudt, zodat je de dag niet begint met 368 ongelezen berichten. Een lege inbox is een opgeruimd hoofd!
Je kunt je mailprogramma zo instellen zodat je niet bij ieder nieuw bericht een melding krijgt, maar bijvoorbeeld om het half uur berichten binnenhaalt. Er zijn zelfs experts die zeggen dat je de mailbox maar 2 keer per dag moet binnenhalen, zodat je niet steeds uit je werk wordt getrokken.
2. Lees iedere mail maar 1 keer
Als je de mail na het lezen niet gelijk verwerkt, is de kans groot dat je hem later op de dag nog een keer moet lezen en behandelen. Dit kost weer tijd en energie. Verwerk hem dus gelijk op de manier die voor jou handig is. Als je meer tijd nodig hebt voor bepaalde mails, zet ze dan op je takenlijst. Zo voorkom je dat je ze vergeet. Ken je de 2-minute rule al?
Vergelijk het eens met een echte deurmat: als daar post op ligt, pak je het ook niet drie keer op, maar je neemt het mee om het te openen, weg te gooien of aan de juiste ontvanger te geven.
3. Actie in de taxi
Mail die na het lezen weg kan, verwijder je gelijk. Ook bij nieuwsbrieven ga je na of je ze nog wel wil ontvangen. Gelijk unsubscriben!
Als je in je inbox zoekt op ‘Unsubsribe’ vind je alle nieuwsbrieven waar je voor bent ingeschreven. Lees je ze wel eens? Zo niet, overal uitschrijven!
Is er een mail met een actie voor jou die je binnen 3 minuten kunt behandelen? Doe het gelijk! Neemt het meer tijd in beslag? Plan het in of zorg dat degene die er meer over weet, op de hoogte is.
Zelf geven we iedere mail gelijk het nummer van de opdracht mee: handig en een stuk sneller als een collega reageert op de volgende mail!
4. Stel een limiet op de tijd dat je met de mail bezig bent
Bij ons zitten er veel spoedjes tussen, daarom bekijken we de mail iedere paar minuten (we leren zelf ook nog eens iets van dit artikel), maar voor de productiviteit is het handiger als je de mailmomenten inperkt.
Beperk het aantal momenten op de dag dat je de mail mag bekijken, bijvoorbeeld aan het eind van de ochtend en het eind van de middag. Je noemt dit ‘batchen’: steeds een stapel mails beantwoorden in plaats van steeds maar eentje per keer. Door het gebruik van bijvoorbeeld WhatsApp hebben we het idee dat we altijd direct moeten reageren. Maar nee, we moeten batchen: word je productiever van!
Je kunt ook een limiet stellen voor het typen van een mailtje. In principe kun je ieder e-mail binnen 2 minuten verwerken. Je hoeft geen levensverhaal kwijt in zo’n mail, en nu hup weer aan het werk!
Het handige aan mail is eigenlijk dat je hem beantwoordt wanneer je er zelf tijd voor hebt. Dat is anders dan bij bellen, omdat je dan gelijk reactie moet geven ongeacht je eigen planning. Maar let wel: de beller is sneller!
5. Een inkoppertje, maar beperk het gebruik van CC
We zien het soms ook bij onze klanten, mails waarin een groep mensen in de CC staat. Wanneer er een discussie ontstaat in deze conversatie, ben je zo zeven mails verder. Zeven x 5 personen zorgt toch voor veel tijdverlies voor iedereen.
6. Een beter milieu begint bij jezelf
Hoe meer je mailt, hoe meer mails je weer terugkrijgt. Als je meerdere vragen over een project hebt, of met meerdere mensen een opdracht beoordeelt, probeer ze dan eens in 1 mail te verzamelen. Lekker overzichtelijk, daar wordt iedereen gelukkig van.
Wist je dat iedere mail die je verstuurt zo’n 0,3 gram Co2 uitstoot? Minder mailen loont dus echt! Zo krijg je zeker meer controle over je e-mail
7. Beoordeel spoedgevallen
Zelf krijgen we vaak mails met rode vlaggen in onze inbox: spoed! Maar de perceptie van spoed is voor iedereen anders. We krijgen een mail zónder vlag met ‘Kan dit morgen om 11.00 uur af zijn?’ en tegelijkertijd een mail mét vlag met ‘Dit heb ik over vier dagen nodig’. Bedenk dus goed hoe jouw spoedindicatie eruit ziet als je mailt.
Heb je iets dat binnen een uur af moet zijn? Dan loont het om even te bellen, je weet nooit hoe vaak de ontvanger zijn mail bekijkt.
8. En dan de bonustip om meer controle over je e-mail te krijgen: stop met alles in mapjes te stoppen
Ja, we zijn er zelf ook schuldig aan: alles netjes in de klantmap in onze mailbox. Maar tegenwoordig zijn mailprogramma’s zo geavanceerd, dat je met de zoekfunctie alles binnen een paar seconden kunt terugvinden. Scheelt weer tijd die je beter aan je aan andere projecten kunt besteden!
