Ben je verantwoordelijk voor een happening als een symposium, festival, theatertour, concert, productlancering of een sportevenement? Dan is een creatieve marketingcampagne heel belangrijk. Door goede promotie krijgt je doelgroep direct een sfeerbeeld van het event en daarnaast bespaar je geld, omdat je tickets (sneller) worden verkocht. In dit artikel lees je waar je aan kunt denken voordat je start met de promotie, welke kanalen en producten je kunt inzetten en wanneer je deze kunt inplannen.
Voordat je begint met je promotie
Het is erg verleidelijk om gelijk iedereen te vertellen over je toffe evenement, maar het is wijzer om eerst grondig je huiswerk te doen. Als je promotie eenmaal is gestart, krijg je geen tweede kans. Het moet meteen een schot in de roos zijn. Dat kan alleen wanneer je je evenement tot in de puntjes voorbereidt.
Zorg voor een duidelijk onderwerp
Werk niet met vage titels of, erger nog, afkortingen waar niemand zich raad mee weet. Mensen zullen geen moeite doen (lees: nemen er de tijd niet voor) om je abstracte teksten te ontcijferen, dus het is belangrijk om duidelijk te zijn over het onderwerp van je evenement.
Voeg waarde toe aan je event
Er worden veel evenementen georganiseerd. Zorg dus dat jouw evenement opvalt! Als de toegevoegde waarde niet duidelijk is, komen er geen aanmeldingen. Ook niet voor een gratis evenement. Stel jezelf daarom de vraag waarom je doelgroep juist jouw evenement niet mag missen. Hoe specialer jouw evenement, hoe groter de kans dat mensen er bij willen zijn.
Bepaal je budget
Een budget opstellen voor je evenement is een continu proces. Het beste kun je starten met een globale schatting van de kosten, zodat je offertes op kunt vragen. Op deze manier zie je al meteen of je kostenplaatje realistisch is. Wanneer je offertes ontvangt of een meer gerichte inschatting kunt maken, kun je het voorlopige budget nog bijschaven.
Wees voorbereid op de gekste vragen
Zelfs als mensen nog niet weten of ze überhaupt naar je evenement komen, hebben ze misschien al vragen, twijfels of zelfs verzoeken over het evenement. Zorg dat je deze allemaal kunt beantwoorden voordat je met je promotie start. In het ideale geval stel je iemand van je team aan om alle vragen en zorgen van je potentiële bezoekers af te handelen. Veel van deze vragen kun je ook al ondervangen door veelgestelde vragen op je website te plaatsen.
Aankondigingspagina en social media
Maak op je website alvast een pagina voor het evenement en op social media een event. Zo wek je alvast interesse, zelfs als nog niet alle details rond zijn.
Start van je promotionele campagne
Zorg dat je ruim op tijd begint met de promotie van jouw evenement. Wacht niet tot twee weken voor je evenement met de promotie van de kaartverkoop, omdat je merkt dat je te weinig aanmeldingen krijgt. Juist door geïnteresseerden te triggeren met interessante sprekers, trailers en informatie zorg je voor een stijgende verkoop.
Zorg voor een sterk beeldmerk
De visuele identiteit is de basis van je evenement. Neem deze dus serieus. Bekijk andere logo’s en huisstijlen van evenementen en leer hoe je goede van slechte elementen kunt onderscheiden. Zorg ervoor dat je visuele identiteit overeenkomt met de achterliggende gedachte van je evenement. En vergeet niet om je huisstijl consequent door te voeren op al je uitingen, zowel online als offline.
Gebruik een duidelijke landingspagina voor je evenement
Jouw website is de plek waar mensen komen met (vaak de meest basale) vragen over je evenement. Zorg dus dat antwoorden op vragen als ‘Waar moet ik zijn?’, ‘Wat gebeurt er en hoe laat?’, ‘Hoe kan ik me aanmelden?’ en ‘Waarom zou ik gaan?’ makkelijk te vinden zijn.
Het doel is om mensen op jouw pagina te houden, want als ze eenmaal weg zijn, komen ze misschien niet meer terug. Integreer daarom alle relevante informatie, afbeeldingen, video’s en andere media direct op de landingspagina. Vergeet niet om aan je pagina een duidelijke call-to-action toe te voegen die direct de aandacht trekt. Hiermee stuur je de aandacht van je bezoeker.
Een goede hashtag in al je uitingen
Kort, uniek en herkenbaar. Dat zijn de kenmerken van een goeie hashtag. Denk dus goed na over je hashtag. Heb je een jaarlijks terugkerend evenement, voeg dan eventueel het jaartal toe. Als je je ideale hashtag hebt gevonden, gebruik hem dan in al je communicatie. Zo raakt je hashtag ingeburgerd bij je volgers en gaan ze hem sneller zelf gebruiken.
Voeg knoppen toe aan het einde van de registratie
Wanneer mensen zich inschrijven of een ticket kopen voor je evenement, zijn ze daar meestal erg blij mee. In je betalingsbevestiging kun je daar mooi op inspelen. Je bedankt ze voor de registratie en meldt dat je event nog leuker wordt als ze een vriend meebrengen. Vraag daarom om hun aanmelding te delen via social media. Dit kan door middel van handige share-buttons met vooringestelde teksten. Alles wat je nodig hebt om jouw evenement te laten promoten door je eigen gasten!
Stuur twaalf weken voor je event een save the date
Hoe zorg je ervoor dat je gasten uitkijken naar je evenement, congres of bijeenkomst? Iedereen heeft het druk, de uitnodiging voor je evenement moet dus niet alleen tijdig aankomen, maar moet ook zorgen dat de ontvanger tijd wil maken voor jouw evenement. De eerste indruk kan al het verschil maken tussen respons en de (digitale) prullenmand. Besteed dus veel aandacht aan het uitwerken van een prikkelende uitnodiging die je per post, e-mail of via social media verstuurt. Geef duidelijk aan wat het de deelnemer oplevert en maak ze nieuwsgierig door nog niet alle informatie prijs te geven. Je kunt het nog mysterieuzer maken en anoniem en zonder afzender een save the date te sturen.
En nu een versnelling hoger
Zes weken voor je evenement start de meest lastige fase van je marketingcampagne. De eerste opwinding over je evenement is voorbij. Nu moet je je handen uit de mouwen moeten steken om de aandacht vast te houden. Wissel je verkoopberichten vooral af met waardevolle, interessante berichten die je doelgroep zal waarderen.
Verstuur een persbericht
Zelfs als het onwaarschijnlijk is dat je evenement door de landelijke pers zal worden opgepikt, is het zeker de moeite om een persbericht rond te sturen. Misschien wordt het wel opgepikt door lokale, gespecialiseerde of branchemedia of blogs en andere persoonlijke, invloedrijke websites.
Als je meer aandacht in de pers wilt, maak er dan geen droog verhaal van. Ga verder dan de datum, locatie en prijs, maar concentreer je juist op de unieke elementen, een grappig verhaal of misschien wel levensverhaal dat aan je evenement is verbonden.
Gebruik van social media
Social media is een handig platform om een evenement onder de aandacht te brengen. Vaak zie je dat de organisatie van een evenement vlak voor het evenement de kaartverkoop flink probeert te stimuleren. Maar je kunt social media nog veel slimmer en breder inzetten door je berichten meer te verspreiden. Hieronder een paar voorbeelden.
Je publiek komt voor de sterren, sprekers of artiesten van jouw evenement. Zet daarom je sprekers of artiesten in voor de promotie van je evenement. Interview hen of vraag hun mening over een bepaald onderwerp. Maak met deze input interessante content voor jouw publiek. Post het op je website of social media en maak links met de websites of profielen van de sprekers en artiesten.
Gebruik infographics over wat je kunt verwachten. Je kunt bijvoorbeeld een infographic gebruiken met de highlights van het event van vorig jaar. Maak gebruik van de statistieken en laat zien wat je bezoekers dit jaar kunnen verwachten.
Met een professionele video of animatie over je evenement trek je gegarandeerd de aandacht. Video valt nog steeds beter op dan tekst en foto’s. Met beelden van het event van vorig jaar, testimonials, interessante informatie en uitnodigende muziek geef je al een preview van wat je bezoekers dit jaar kunnen verwachten.
Vergeet je offline promotie niet
Misschien vind je posters, flyers en folders ouderwets, maar drukwerk is nog springlevend. Het is vooral doeltreffend als je evenement bedoeld is voor een lokale doelgroep of, wanneer je een groter budget hebt, voor een landelijke postercampagne.
Vooral flyers zijn goedkoop, zowel in drukkosten als de verspreiding ervan. En het effect is langdurig: je bekijkt de flyer, legt hem weg en ziet hem gegarandeerd een tweede keer. Misschien wordt ie wel als boekenlegger in een interessant boek gebruikt. Waarna je toch besluit eens die website van dat evenement te bekijken!
De dag van je evenement
Aankleding van je evenement
De aankleding van je evenement (of eventdecoratie) bepaalt voor een groot deel de uitstraling van je happening en de beleving van je gasten. Het gaat om de sfeerbeleving: een mooie locatie kan al voldoende zijn, maar je kunt ook kiezen voor een volledige aankleding in een eigen stijl. Of je plaatst enkele bijzondere eyecatchers om de juiste sfeer te creëren, zoals een roll-up banner of spandoek. Denk ook aan de kleine dingen zoals de vormgeving van drankmuntjes, glazen, bierviltjes en armbandjes of keycords. En natuurlijk hebben je medewerkers een mooi shirt aan met daarop het beeldmerk van je evenement.
Signing
Opvallende bewegwijzering die (potentiële) bezoekers naar en op je event leiden kunnen gemaakt worden van ieder denkbaar materiaal en zijn beschikbaar voor elk budget. De weg vinden op je evenement kan met een plattegrond bij de ingang of in een brochure. Daarnaast heb je waarschijnlijk ook bewegwijzering nodig voor de verschillende area’s, met een duidelijke indicatie in welke ruimte je je bevindt.
Maak gebruik van een livestream
Heb je beperkte ruimte op het evenement, maar verwacht je wel een groter publiek? Denk dan eens na over een livestream, zeker als je hier een registratiepagina aan koppelt. Het kan ook goed werken om live te gaan op je Facebookpagina. Je volgers zijn daar met een notificatie makkelijk te attenderen op de livestream.
Vergeet social media niet tijdens het event
Op de dag van het evenement moet er erg veel gebeuren, dan denk je misschien niet meer aan je social media kanalen. Toch is het belangrijk om deze ook dan in te zetten. Ben je er zelf te druk voor? Zorg dan dat je hulp inschakelt. Maak gebruik van een professionele fotograaf voor de foto’s die je van je evenement kunt delen. Zo activeer je de aanwezigen om online mee te doen en informatie of foto’s te delen. Het is bovendien leuk voor de mensen die niet aanwezig kunnen zijn om toch wat mee te krijgen van jouw evenement.
Na je evenement: Hou de aandacht vast
Volg ook na je evenement op wat er op sociale media verschijnt
Van posts, reacties en foto’s die na je evenement op social media worden gepost kun je heel wat leren voor de volgende keer. En het is een mooie gelegenheid om marketingmateriaal voor je volgende editie te verzamelen. Contacteer schrijvers van positieve commentaren en vraag of je hun quotes mag gebruiken voor de promotie van het evenement de volgende keer. Het makkelijkst is het als je dit doet in de weken na het evenement. Als de belevenissen nog vers in het geheugen zitten, is men sneller geneigd toestemming te geven. Vraag via een checkbox in bijvoorbeeld een mailing expliciet toestemming om quotes te mogen gebruiken.
Verzamel data en input met evaluaties
Als je het goed aanpakt, biedt een evaluatie je veel kansen. Je ontdekt wat deelnemers van je evenement vonden en uit hun feedback kun je nieuwe ideeën verzamelen die nuttig zijn voor de marketing van een volgende editie. Ook op je website kun je data analyseren met bijvoorbeeld Google Analytics of Hotjar. Kijk waar mensen het snelst naartoe gaan of waar ze misschien verdwalen op je site.
Heb je onze hulp nodig?
Neem dan contact met ons op via ontwerp@vandeburen.nl of bekijk hier onze overige contactgegevens.
